С 1 января 2020 года трудовая книжка станет электронной! 

17 октября 2019 г. 7:15:00

Совсем скоро бумажные трудовые книжки будут постепенно заменены на новые – электронные. Что является основанием для такой перемены? Как это будет происходить? И что в связи с этим будет привнесено в работу Пенсионного фонда? На эти и другие вопросы отвечает руководитель клиентской службы Жуков Е.А.

1.Почему мы в принципе переходим на электронные трудовые книжки? Во-первых, для этого созрели предпосылки. Большинство россиян пользуются интернетом, у всех есть мобильные телефоны и электронная почта. В нашу жизнь вошли электронные билеты на поезда и самолеты, безналичные расчеты в магазинах, даже электронный дневник в школе. То есть люди умеют всем этим пользоваться. Во-вторых, уже есть вся нужная инфраструктура, которая позволяет эти данные обрабатывать, передавать и защищать.

Надо сказать, что во многих странах трудовые книжки перестали существовать уже несколько лет назад, их заменили электронные базы данных.

 2.Какие недостатки есть у бумажных книжек? Во-первых, это неудобно. И для работодателя, и для сотрудника. Потеряешь книжку – придется всю информацию восстанавливать. Для многих это становится большой проблемой. Во-вторых, человеческий фактор – неправильно внесенные записи работниками кадровых служб. Такое часто бывало в 90-х, да и сейчас иногда происходит. В-третьих, бумажный носитель легче подделать. Мошенники этим тоже пользуются. В цифровом формате работать будет проще и дешевле. Это всем выгодно: гражданам, бизнесу и государству.

3. Гражданам что именно выгодно? Простой пример. Вам понадобилась выписка из трудовой книжки. Для кредита, визы или чего-то еще. Сейчас вы идете в кадры и просите ее сделать. Это не всегда быстро – по закону в течение трех дней. Если все будет в цифровом виде, то через личный кабинет на сайте ПФР вы эту же услугу получите за минуту. Сможете сразу распечатать выписку или отправить ее по электронной почте в любую организацию. И ее везде примут. Плюс сможете оформить пенсию дистанционно. Не нужно будет в качестве подтверждения приносить трудовую книжку.

4. В чем выгода работодателя? Во-первых, сейчас он заказывает бланки бумажных трудовых книжек и тратит на это деньги. Во-вторых, он их у себя хранит в сейфе, потому что это документы строгой отчетности. В-третьих, сотрудники их заполняют вручную. В-четвертых, если что-то произойдет, их придется восстанавливать, а это целая процедура, которую обязаны пройти работодатели.

5. Но ведь одно дело – заполнить от руки, а другое – установить новое приложение и разобраться, как оно работает. Плюс дополнительные деньги заплатить наверняка… Отчетность у работодателя и так почти вся в электронном виде. Разработчики программного обеспечения просто доработают пакет бухгалтерских программ. Бизнесу это ничего не будет стоить. Организации, где меньше 25 сотрудников, смогут воспользоваться кабинетом страхователя у нас на сайте. Они смогут эту информацию просто отправлять онлайн – как по электронной почте.

6. Надо ли будет следить за своей трудовой книжкой – правильно ли ее заполняет работодатель? Тут каждый сам решает. Например, вы же сейчас за ней не следите. Она лежит в сейфе в отделе кадров и требуется, только когда вы переходите на другое место работы или вам нужно сделать копию. За электронной трудовой можно будет следить онлайн и даже сохранять себе на компьютер. Собственно, в отношении ваших пенсионных прав это можно делать уже сейчас.

7. Как именно следить за пенсионными правами? Через личный кабинет на сайте ПФР. Дополнительно регистрироваться для этого не нужно. Просто вводите логин и пароль, полученный при регистрации на портале госуслуг. Большинство граждан уже имеют там подтвержденную учетную запись. И могут посмотреть, сколько страховых взносов за них перечислил работодатель, и сколько индивидуальных пенсионных коэффициентов у них уже накопилось для оформления пенсии.

8. Что в скором времени поменяется? Пока ничего не меняется. Сейчас идёт стадия правового обоснования. Предполагается, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде. Для граждан  действует переходный период – один год. За это время они смогут решить, оставлять им бумажную трудовую книжку или нет. Если человек не напишет такого заявления работодателю, то с 1 января 2021 года она будет вестись только в электронном виде, а бумажную ему вернут на руки. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, препятствий не будет. Для этого работник  в течение 2020 г. должен написать работодателю заявление в произвольной форме о продолжении ведения бумажного документа. В этом случае трудовая книжка остается в отделе кадров и работодатель будет и в электронном виде информацию отправлять, и в бумажном дублировать. Для молодых людей, которые начнут работать после 2021 года, трудовая книжка будет по умолчанию только электронной.

9. Какая роль отводится управлениям Пенсионного фонда в связи с этим? Что-то меняется? С 1 января все компании начнут ежемесячно представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда  дополнительную информацию о трудовой деятельности своих работников. В электронной трудовой книжке будут содержаться данные о приеме, увольнении и переходе на другую должность, занимаемая должность (профессия), а также номера приказов о кадровых изменениях. Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия организаций с территориальными органами Пенсионного фонда. С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна будет отправляться не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме или увольнении.

10. Как будет защищена информация? Вдруг какие-нибудь хакеры получат к ней доступ и сотрут все данные? Система ПФР аттестована как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня. Мы соблюдаем все требования по защите информации. При этом функцию по введению персонифицированного учета пенсионных прав граждан мы ведем с 1997 года. То есть в Фонде накоплен более чем 20-летний опыт работы с персональными данными. У нас есть и специальная служба по информационной безопасности. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.

Доп.вопросы:

1.   Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?

Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

2.   При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью  (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.

Для данного сообщения комментарии запрещены.

Карта сайта Версия для печати © 2009 - 2019 Администрация Чертковского района